搜尋「假任務」和如何「少做多賺」

 

2019-2020對香港所有市民以至全世界的人來說，都是非常艱難的一年。新冠病毒肆虐，為所有家庭成員、朋友、以至社區整體帶來社交阻隔，導致家庭分裂、組織解體、公司倒閉、大裁員、封城和人命傷亡等等。2020-2021情況並無好轉，新冠疫情繼續在世界其他國家蔓延，嚴重影響著人民的正常生活作息。對我們來說，疫情令我們無法全面恢復使用實體面授課堂，直接影響到學生的學習質素長達16個月之久，而且沒有消減或全面消除跡象。

 

為了不讓學生停課停學，我們由去年度開始已全面發展及推行網上學習課程。由政府宣佈取消面授課開始，我校一直按政府指示推行半天網課，或在可恢復部分班級回校上課時，我們被逼要用混合模式上課，但其真正效能卻不能與全面恢復面授課相比。全天上課變半天，原45分鐘一節課堂卻改為只有35分鐘，大部分課外活動已經取消，只有小部分用網上方式學習取代。既然新冠疫情可能會成為風土病，是社會的新常態，那我們便該思考「如何可善用較少的時間去創造或成就更多的事情」的問題了。這個挑戰儼然成為今天廣大市民普遍關注的議題，特別對於一些想賺大錢的企業家來說，怎樣可以「少做多賺」？或怎樣才能「成本小，效益大，利錢多」？

 

因此，問題來了，我們又可怎樣應用該「少做多賺」的原則於教育的工作上：一方面用較少的人力物力資源去達成預期的計劃目標，而另一方面可善用有限的時間去完成教學和課程需求？

 

Rodger Dean Duncan (2014)在他的“Doing more with less: Avoid fake work”[1]文章中指出，原來最有效達致「少做多賺」的方法就是在我們平日所需完成的工作清單中，搜尋出所有的「假任務」(fake works)並按其遺害的先後次序清除。因為「假任務」會令我們偏離目標，浪費我們時間，它們絕不會幫助到我們達成計劃成效。付出勤勞不代表我們一定會有成果，「假任務」不能像晴雨表般幫我們預測到些甚麼，也不會把我們帶到預期的終點。

 

那麼，學校有哪些工作任務是屬於所謂「假任務」的呢？或許下面所列的反思問題可以幫助我們認真審視現有的工作成效。作為老師，

 

1. 我們能否清楚分辨哪些是我們最必須完成的重要工作任務？
2. 我們的教學目標與教學策略能否緊扣一起並相互配合？
3. 我們能否肯定勤勞一定可以帶來甚麼預期成果？
4. 我們個人或群組成員是否都需經常閱讀和撰寫許多無用和不相關的資訊？
5. 我們的教學總是會導致學生偏離主要任務的嗎？
6. 我們所設計的日常習作與測考評估題目能否準確評估學生的能力？
7. 我們舉行的會議是否經常過長和失效，以致浪費了自己與他人的時間？
8. 我們是否有很多非必要的文牘工作，完成了也從不或甚少引用？
9. 我們是否經常聚焦於處理與學生需要相關的事項？
10. 我們有否多做某些東西而不自覺？

 

記著：「假任務」可以是真假難分的，它會偽裝成真任務一樣，所以如何妥善應對，最佳辦法就是把它們分辨出來，刪去。處理越快越好，然後集中精力做好手上的工作任務。而Duncan (2014)則就執行真實任務給了下列5個重要建議：

 

1. 弄清執行任務的策略：別把使命誤認為執行任務的策略，必須認清工作細則、聚焦於所有關鍵事項的詳細描述。
2. 善用工作指標：最常見的毛病是執行任務時忽略了任務的具體目標與期望，甚至完全忘記了何時達成目標的工作時間表。
3. 留心活動陷阱：當人們忽視時序優次時，「假任務」便會應運而出，所以聚焦重要任務是唯一選擇。
4. 把溝通看待成公共任務：良好溝通必須是簡單、清楚、引人注目和會重覆出現的。
5. 認識身邊的人：關鍵在於要提高警覺，隨時留意誰人可能會為他人帶來「假任務」，嫌疑者可以是自己，也可以是其他人，避免墮入工作陷阱啊。

 

所以，各位親愛的同工，請集中精神，專注好被指派的工作任務。別被愚弄，也不要為人帶來麻煩！